Via La Spezia, inaugurata la nuova sede dell'Archivio comunale

La realizzazione della nuova Cittadella degli Archivi, in via La Spezia, inizia a prendere forma. Il primo passo verso la creazione di un polo tecnologicamente all’avanguardia per la consultazione del patrimonio archivistico della città, conservato fino a poche settimane fa all’interno dell’Ospedale Vecchio, è già iniziato con la costruzione dei tre edifici che conserveranno l’intera documentazione dell’Archivio comunale. Nei prossimi mesi nell’area degli ex magazzini comunali troveranno spazio anche le strutture dedicate alle “carte” dell’Archivio di Stato.

La sala consultazione e gli uffici per il prestito
Il primo stralcio della Cittadella degli Archivi, inaugurato oggi, è composto dai tre edifici destinati ad accogliere la nuova sede dell’Archivio comunale. Gli utenti potranno accedere dalla palazzina uffici, al cui interno si trovano appunto i locali destinati all’amministrazione e alla gestione dell’archivio, l’area operativa dove avviene l’identificazione, lo stoccaggio e l’estrazione dei documenti che saranno inseriti nel sistema robotizzato, oltre ad una sala di studio  aperta al pubblico per la consultazione e lo studio dei documenti  – dotata di una ventina di posti a sedere – e ad una sala attigua riservata ai tecnici dove saranno consultabili le licenze edilizie e gli strumenti urbanisti. La palazzina, che ha una superficie complessiva di circa 300 metri quadrati, è dotata di servizi igienici sia per il pubblico che per i dipendenti, attrezzati per accogliere i disabili. La sala studio, al momento già operativa, è stata allestita dal personale dell’Archivio comunale, in modo da ridurre i costi del trasferimento dall’Ospedale Vecchio e velocizzare le operazioni. A tal proposito va ricordato che il servizio di consultazione, durante le operazioni di trasferimento della documentazione, è stato chiuso al pubblico solo per tre giorni, mentre ora è pienamente operativo. Il volume di documentazione messo a disposizione dei cittadini e degli studiosi nel corso del 2010 ammonta a 24.500 unità archivistiche.

Dall’ingresso di questa palazzina, l’utente potrà accedere anche ai locali dell’Archivio di Stato, mentre le sale di consultazione dei due archivi sono dotate di un collegamento diretto per rendere più agevole lo scambio di materiale archivistico.

Un archivio “lungo” 40 chilometri
L’intero patrimonio documentale dell’Archivio comunale sarà conservato in due edifici. Il primo, diviso su due piani per una superficie complessiva di 880 metri quadrati, è stato realizzato ex novo con tecnologie antisismiche, ed è dotato di 5 chilometri lineari di scaffalature tradizionali (cioè non automatizzate). Al piano terra è stato posizionato un archivio di tipo compattabile, mentre al primo piano sono stati montati scaffali tradizionali. I due piani sono messi in comunicazione da una scala e da un montacarichi per il trasporto dei documenti. La struttura è posizionata di fianco, lato sud, alla palazzina uffici, ed è accessibile soltanto dal personale dell’Archivio.

Il secondo edificio ha una superficie di 1750 metri quadrati e, a differenza del precedente, è stato dotato di un impianto completamente automatizzato per lo stoccaggio e l’estrazione dei contenitori, che sono stati disposti su un sistema di scaffalature lungo 35 chilometro lineari. Per ragioni di sicurezza, la struttura è accessibile solo dai tecnici addetti alla manutenzione dell’impianto automatizzato. Questo edificio, già esistente, è stato oggetto di un’operazione di riqualificazione e restauro, che ha permesso la rimozione della copertura in eternit.

Il sistema di archiviazione
L’archiviazione avverrà secondo canoni tradizionali sia secondo un sistema robotizzato. I documenti destinati all’archivio meccanizzato sono conservati all’interno di contenitori di plastica che, prima della collocazione definitiva, vengono identificati con un apposito “codice” di riconoscimento in grado di legare il contenuto alla scatola. Tutti i codici vengono memorizzati in una banca dati gestita dal personale dell’Archivio e l’estrazione dei documenti è guidata da un pannello di controllo installato nell’area operativa. Un robot esegue la ricerca, e una volta individuato il contenitore lo depone su un nastro convogliatore che lo porta direttamente all’archivista. Il sistema automatizzato, elaborato dalla società Archivi Robotica di Prato, consente la piena tracciabilità di qualsiasi documento in prestito, riportando il giorno di uscita e il nome della persona che lo ha richiesto.

Gli Archivi di Stato
Nell’area di via La Spezia nei prossimi mesi verranno inaugurati anche i tre edifici destinati al patrimonio documentale conservato nell’Archivio di Stato. Il primo edificio ultimato sarà quello posizionato di fianco agli uffici dell’Archivio Storico Comunale, e sarà grande 800 metri quadrati per un totale di 13 chilometri di scaffali. Entro i primi mesi del 2012 dovrebbe essere ultimato l’edificio lungo via La Spezia (mille metri quadrati di superficie per circa 20 chilometri di scaffalature), mentre nel 2013 sarà terminato anche l’ultimo locale, con una superficie di circa 1000 metri quadrati.

“Si tratta di un primo tassello di un complesso destinato a diventare la Cittadella degli Archivi - ha spiegato il sindaco Pietro Vignali -. Oggi inauguriamo due edifici, strutture tecnologicamente avanzate, che ospitano l’Archivio comunale, poi procederemo con la realizzazione dell’Archivio storico di Stato, al momento collocato presso l’Ospedale Vecchio. Tutto questo ci consentirà da una parte di realizzare la Cittadella degli Archivi, dall’altra con il trasloco dell’Archivio di Stato l’avvio dei lavori nell’Ospedale Vecchio, intervento cruciale del progetto di riqualificazione dell’Oltretorrente”.